Enseignement supérieur : les règles et bonnes pratiques pour utiliser des outils collaboratifs en ligne

L'accélération de la transformation numérique dans l'enseignement conduit à l'utilisation de plus en plus fréquente d'outils collaboratifs en ligne (il peut s'agir d'espaces numériques de travail (ENT) ou d'outils alternatifs aux ENT). Ces outils permettent la mise à disposition de services s'appuyant souvent sur l'informatique en nuage (cloud computing) qui facilitent la collaboration entre les personnels administratifs et enseignants, les élèves et leurs responsables légaux. Ces services impliquent, dans la très grande majorité des cas, des traitements de données personnelles, tels que :

• le contenu des communications entre les enseignants et/ou chercheurs et les étudiants ;
• les travaux des étudiants ;
• les documents personnels des étudiants stockés dans un coffre-fort numérique ;
• les notes des étudiants et les appréciations des enseignants et/ou chercheurs ; etc.

Pour pouvoir les utiliser, les responsables de ces traitements (établissements d'enseignement supérieur), doivent s'assurer de leur conformité à la réglementation en matière de protection des données. Ils pourront, pour ce faire, s'appuyer sur les conseils de leur délégué à la protection des données.

L'utilisation des outils collaboratifs en ligne peut impliquer des traitements de données personnelles soumis au RGPD

Le choix d'une base légale adéquate

La transformation numérique dans l'enseignement vise notamment à faire évoluer le service public de l'enseignement en développant et favorisant les usages du numérique dans les établissements de l'enseignement supérieur.

Lorsque l'utilisation d'outils collaboratifs dans un cadre pédagogique entraîne des traitements de données personnelles, le responsable de traitement ne pourra mettre en œuvre ce dispositif qu'après avoir déterminé la base légale de chacun d'entre eux.

Si les traitements répondent aux missions de service public des établissements d'enseignement supérieur, qu'ils soient publics ou privés, le responsable du traitement peut s'appuyer sur la base légale de l'exécution d'une mission d'intérêt public.

D'une manière générale, le consentement semble difficilement pouvoir être retenu comme base légale pour les traitements car, pour constituer une base légale valable, le consentement doit notamment être libre, c'est-à-dire ni contraint ni influencé (par exemple par la position d'autorité du responsable de traitement). Les personnes concernées (telles que les étudiants ou personnels administratifs et enseignants) doivent se voir offrir un choix réel, sans avoir à subir de conséquences négatives en cas de refus.

Le responsable de traitement doit être vigilant concernant les traceurs présents sur l'outil collaboratif

Certains traitements sont réalisés par le fournisseur de l'outil. La CNIL recommande de privilégier des outils qui n'impliquent pas, de la part du fournisseur, l'utilisation de traceurs ou de dispositifs de suivi à des fins d'exploitation publicitaire, de profilage ou de réutilisation commerciale des données ou pour lesquels de telles fonctionnalités peuvent être désactivés par l'établissement.

L'information des personnes afin d'assurer la transparence

Les personnes concernées (les étudiants et le personnel administratif et enseignant et/ou chercheur) doivent être informées de tous les traitements de données les concernant mis en œuvre via ces outils collaboratifs en ligne.

L'information doit être concise, transparente, compréhensible et aisément accessible (articles 12, 13 et 14 du RGPD) et doit notamment préciser :

• l'identité et les coordonnées de l'organisme responsable de traitement, ainsi que les coordonnées du délégué à la protection des données, s'il y en a un ;
• la finalité et la base légale de tous les traitements (voir ci-dessus « le choix d'une base légale adéquate ») ;
• les destinataires ou les catégories de destinataires des données, ainsi que des précisions sur les transferts envisagés de ces données vers un pays hors Union européenne ;
• la durée de conservation des données (ou, à défaut, les critères permettant de la déterminer) ;
• les droits des personnes concernées (les droits d'accès, de rectification, à la limitation, le droit d'opposition, et éventuellement le droit à l'effacement).

L'information doit être facilement disponible, avant la mise en œuvre du traitement de données, par exemple lors de la première connexion du personnel ou de l'étudiant à l'outil collaboratif en ligne. Elle pourrait également être adressée directement (par courriel notamment) à l'ensemble des personnes concernées, et, en complément, lors de chaque rentrée.

Les mentions d'information peuvent être écrites en langage clair (normes ISO 24495-1:2023 et ISO 24495-2:2025) ou s'inspirer de la méthode « facile à lire et à comprendre » (FALC) pour les usagers en situation de handicap ou présentant des difficultés de lecture et de compréhension du français.

Pour aller plus loin sur les méthodes de conception d'une information adaptée :