Ενημέρωση για τον φόρτο και τον χρόνο εξέτασης των υποθέσεων - Συστάσεις για την ορθή υποβολή καταγγελιών

• Σημαντική αύξηση των καταγγελιών που υποβάλλονται στην Αρχή

Από τα συγκεντρωτικά στοιχεία του πρώτου οκταμήνου του 2026, σε σύγκριση με το αντίστοιχο διάστημα του 2025, προκύπτει ότι η Αρχή έχει δεχθεί 2.611 καταγγελίες, έναντι 1.227 το 2025, καταγράφοντας αύξηση της τάξης του 113%. Η αύξηση είναι ακόμη μεγαλύτερη αν συγκριθεί με το αντίστοιχο διάστημα του 2022, καθώς ανέρχεται σε 199%.

• Ένταση χρήσης τεχνητής νοημοσύνης για τη σύνταξη καταγγελιών

Η Αρχή έχει επίσης διαπιστώσει ότι αυξάνεται σημαντικά η χρήση εφαρμογών τεχνητής νοημοσύνης για τη σύνταξη καταγγελιών. Η χρήση των εργαλείων αυτών μπορεί να είναι χρήσιμη, ιδίως για την οργάνωση και τη διατύπωση ενός κειμένου. Ωστόσο, όταν το περιεχόμενο που παράγεται είναι εκτενές ή περιλαμβάνει ανακριβείς πληροφορίες, νομικά επιχειρήματα αμφίβολης εγκυρότητας ή περιπτώσεις «παραισθήσεων τεχνητής νοημοσύνης» (AI hallucinations), μπορεί να δυσχεράνει σημαντικά την αξιολόγηση και διερεύνηση της καταγγελίας, με κίνδυνο μάλιστα να «χαθεί» το κυρίως αντικείμενο αυτής ή να επιχειρείται να επιλύονται όλα τα ζητήματα ενός πολίτη μέσω επίκλησης της νομοθεσίας για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων, ακόμα και σε περιπτώσεις που υφίσταται ειδικότερη νομοθεσία.

Η σαφής και συνοπτική περιγραφή των πραγματικών περιστατικών είναι, κατά κανόνα, πολύ πιο χρήσιμη για την αξιολόγηση μιας καταγγελίας.

• Διαχείριση εξέτασης υποθέσεων από την Αρχή

Η σημαντική αύξηση του αριθμού και της πολυπλοκότητας των νέων υποθέσεων επιβαρύνει ουσιωδώς το έργο της Αρχής, η οποία εξακολουθεί να λειτουργεί με περιορισμένο αριθμό ειδικών επιστημόνων. Η Αρχή καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για την αποτελεσματική διαχείριση του αυξανόμενου όγκου των υποθέσεων, την τήρηση των προθεσμιών, όπου αυτές προβλέπονται από τη νομοθεσία, καθώς και την ενημέρωση των καταγγελλόντων για την πορεία των υποθέσεών τους. Ωστόσο, δεδομένου του ιδιαίτερα αυξημένου αριθμού των νέων καταγγελιών, της αυξημένης πολυπλοκότητας, αλλά και της εκκρεμότητας υποθέσεων προηγούμενων ετών, είναι πρακτικά αδύνατη η ολοκλήρωση όλων των υποθέσεων εντός σύντομου χρονικού διαστήματος.

Ο χρόνος που απαιτείται για την εξέταση κάθε υπόθεσης εξαρτάται από τις ιδιαίτερες περιστάσεις της, την πολυπλοκότητά της και τις απαιτούμενες ενέργειες διερεύνησης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η εξέταση μιας υπόθεσης μπορεί να απαιτήσει αρκετούς μήνες ή, ανάλογα με τη φύση της, ακόμη και μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.

Η κατάσταση αναμένεται να βελτιωθεί σταδιακά μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας πρόσληψης του πρόσθετου προσωπικού, για την οποία έχουν εγκριθεί σχετικές θέσεις ήδη από το 2025. Ως εκ τούτου, η Αρχή εκτιμά ότι δεν είναι δυνατόν να υπάρξει αισθητή βελτίωση του χρόνου εξέτασης του συνόλου των υποθέσεων πριν από την πάροδο τουλάχιστον ενός έτους. Με δεδομένες τις υφιστάμενες συνθήκες, ορισμένες ιδιαίτερα σύνθετες υποθέσεις ενδέχεται να απαιτήσουν σημαντικά μεγαλύτερο χρονικό διάστημα για την ολοκλήρωση της εξέτασής τους.

Επισημαίνεται, επιπλέον, ότι η Αρχή στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς της θέτει προτεραιότητες στην εξέταση των υποθέσεων, λαμβάνοντας υπόψη, μεταξύ άλλων, τη σπουδαιότητα και το γενικότερο ενδιαφέρον κάθε ζητήματος. Στο πλαίσιο αυτό, προβαίνει, όπου είναι σκόπιμο, σε ομαδοποίηση υποθέσεων και προτάσσει την εξέταση ζητημάτων που αφορούν ευρύτερες κοινωνικές ομάδες ή ενδέχεται να έχουν σημαντικό αντίκτυπο στην προστασία των δικαιωμάτων και των ελευθεριών των πολιτών.

Η Αρχή ζητεί την κατανόηση των πολιτών και διαβεβαιώνει ότι το προσωπικό της καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για την ταχύτερη και αποτελεσματικότερη διεκπεραίωση των υποθέσεων που τίθενται υπόψη της.

Προκειμένου να διευκολύνεται η αποτελεσματική και ταχύτερη δυνατή εξέταση των υποθέσεων, η Αρχή συνιστά στους πολίτες, πριν απευθυνθούν σε αυτήν, να αξιοποιούν τα δικαιώματα και τα μέσα που τους παρέχει ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ) και ειδικότερα:

1. Να ασκούν πρώτα τα δικαιώματά τους έναντι του υπευθύνου επεξεργασίας. Οι πολίτες θα πρέπει, κατά κανόνα, να απευθύνονται στον υπεύθυνο επεξεργασίας, περιγράφοντας με σαφήνεια το ζήτημα που αντιμετωπίζουν και ζητώντας την επίλυσή του. Για τον σκοπό αυτό μπορούν να συμβουλεύονται τον Ψηφιακό Βοηθό για την άσκηση των δικαιωμάτων, ο οποίος είναι διαθέσιμος στην ιστοσελίδα της Αρχής στο https://www.dpa.gr/el/wizard_dikaiomaton.
2. Να αξιοποιούν τη συνδρομή του Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων (DPO), όπου υπάρχει. Αν και δεν υποχρεούνται όλοι οι φορείς να διαθέτουν DPO, όλοι οι φορείς του δημόσιου τομέα, καθώς και αρκετές κατηγορίες οργανισμών και επιχειρήσεων του ιδιωτικού τομέα, έχουν σχετική υποχρέωση. Τα στοιχεία επικοινωνίας του DPO είναι, κατά κανόνα, διαθέσιμα στην ιστοσελίδα του αντίστοιχου φορέα.
3. Να εξετάζουν, όπου είναι δυνατόν, τη δυνατότητα φιλικής επίλυσης της διαφοράς. Ιδίως σε μεμονωμένες περιπτώσεις, μπορεί να επιδιωχθεί η επίλυση του ζητήματος απευθείας με τον υπεύθυνο επεξεργασίας ή, όπου ενδείκνυται, με τη χρήση υπηρεσιών διαμεσολάβησης.
4. Να ενημερώνονται κατάλληλα πριν από την υποβολή καταγγελίας. Ο Ψηφιακός Βοηθός για την υποβολή καταγγελίας της Αρχής (https://www.dpa.gr/el/wizard_kataggelion) παρέχει χρήσιμη καθοδήγηση σχετικά με το εάν ένα ζήτημα εμπίπτει στην αρμοδιότητα της Αρχής και τον τρόπο υποβολής της καταγγελίας.
5. Κατά την υποβολή μιας καταγγελίας, οι πολίτες καλούνται ιδίως:
   • Να περιγράφουν συνοπτικά και με σαφήνεια το αντικείμενο της καταγγελίας, αποφεύγοντας εκτενή κείμενα που δεν είναι απαραίτητα για την κατανόηση της υπόθεσης.
   • Να περιορίζονται στα ζητήματα που αφορούν την προστασία των προσωπικών δεδομένων και να αποφεύγουν την παράθεση πληροφοριών που δεν σχετίζονται με την καταγγελία ή αφορούν ζητήματα που δεν εμπίπτουν στην αρμοδιότητα της Αρχής.
   • Να επισυνάπτουν μόνο τα έγγραφα που είναι αναγκαία για την εξέταση της υπόθεσης, αποφεύγοντας την υποβολή μεγάλου αριθμού εγγράφων χωρίς άμεση συνάφεια με το αντικείμενο της καταγγελίας.
   • Να περιγράφουν με σαφήνεια τα πραγματικά περιστατικά, που θεωρούν ότι συνιστούν παράβαση της νομοθεσίας για την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Δεν είναι απαραίτητο να προσδιορίζουν τη συγκεκριμένη διάταξη της νομοθεσίας που θεωρούν ότι έχει παραβιαστεί ούτε να αναπτύσσουν εκτενές νομικό σκεπτικό. Η Αρχή αξιολογεί η ίδια τα πραγματικά περιστατικά και το εφαρμοστέο νομικό πλαίσιο.

1. Τέλος, η Αρχή συνιστά ιδιαίτερη προσοχή κατά τη χρήση υπηρεσιών τεχνητής νοημοσύνης για τη σύνταξη καταγγελιών. Οι πολίτες δεν θα πρέπει να εισάγουν σε εφαρμογές τεχνητής νοημοσύνης προσωπικά δεδομένα ή άλλες πληροφορίες που δεν είναι απαραίτητο να κοινοποιηθούν σε τρίτους, ιδίως δεδομένα που αφορούν τους ίδιους ή άλλα φυσικά πρόσωπα. Η χρήση τέτοιων εργαλείων θα πρέπει, σε κάθε περίπτωση, να συνοδεύεται από έλεγχο της ακρίβειας των πληροφοριών και των νομικών αναφορών που αυτά παράγουν.

• Η συνεργασία των πολιτών συμβάλλει στην ταχύτερη εξέταση των υποθέσεων

Η Αρχή επισημαίνει ότι η πληρότητα και η σαφήνεια μιας καταγγελίας, σε συνδυασμό με την αποφυγή περιττών εγγράφων και επαναλαμβανόμενων αιτημάτων, συμβάλλουν ουσιαστικά στην αποτελεσματικότερη διαχείριση και εξέταση της υπόθεσης.

Αντίθετα, ιδιαίτερα εκτενή κείμενα, μεγάλος αριθμός εγγράφων και διαρκή αιτήματα ενημέρωσης για την πορεία μιας υπόθεσης μπορούν να αυξήσουν τον όγκο του φακέλου και, κατά συνέπεια, τον χρόνο που απαιτείται για την επεξεργασία και εξέτασή της.

Η Αρχή ευχαριστεί τους πολίτες για την κατανόηση και τη συνεργασία τους και συνεχίζει να καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για την πιο αποτελεσματική εκπλήρωση της αποστολής της.

Αυτοτελές Τμήμα Επικοινωνίας & Δημοσίων Σχέσεων