Höhere Antragsqualität, spürbar weniger Rückfragen, mehr Zufriedenheit bei Familien und Fachkräften - das Amt für Soziales zieht eine positive Bilanz aus dem bundesweiten* KI-Pilotierungsprogramm*.

Das Bezirksamt Steglitz-Zehlendorf hat gemeinsam mit dem Start-up Myosotis GmbH (formfix) und den Johanniter Seniorenhäusern Ost in Lichterfelde das dreimonatige Pilotprojekt zur KI-gestützten Antragstellung auf Hilfe zur Pflege erfolgreich abgeschlossen. Das Projekt lief im Rahmen des "Agentic AI Hub" des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) - einer bundesweiten Initiative, an der aus rund 400 Startup-Bewerbungen und knapp 200 kommunalen Interessenten gezielt 18 Pilotprojekte in 17 Kommunen ausgewählt wurden. Steglitz-Zehlendorf war einer der Bezirke, die diesen Zuschlag erhielten.

Worum es geht: Bürokratie im Pflegealltag abbauen

Der Antrag auf Hilfe zur Pflege trifft Familien in einer ohnehin belastenden Situation: kurz nach dem Einzug eines Angehörigen in eine Pflegeeinrichtung. Unklare Unterlagenpflichten sowie unvollständige Einreichungen führen regelmäßig zu Rückfragen, Verzögerungen und Mehraufwand bei den Familien wie auch im Amt für Soziales.

Formfix setzt genau hier an: Als digitales, KI-gestütztes Web-Tool leitet es Antragstellende intuitiv durch den gesamten Prozess, bereitet Unterlagen verwaltungslogisch auf und verhindert unvollständige Anträge, bevor sie das Amt überhaupt erreichen. Nach dem Einzug in eine Pflegeeinrichtung erhalten betroffene Personen oder deren Angehörige automatisch einen Link zum Tool.

Nach einer Zwei-Faktor-Authentifizierung und Klärung der datenschutzrechtlichen Voraussetzungen werden fertiggestellte Anträge direkt an die zuständigen Sachbearbeitenden übermittelt.

Ergebnisse: Bessere Anträge, weniger Rückfragen - und starke Zahlen aus dem bundesweiten Verbund

In Steglitz-Zehlendorf zeigt sich im Pilotzeitraum eine deutlich verbesserte Antragsreife: Über formfix eingereichte Unterlagen sind vollständiger und fachlich korrekter aufbereitet. Das senkt den Nachfrageaufwand für Sachbearbeitende spürbar und schafft mehr Transparenz über aktuelle Bearbeitungsstände - ein Aspekt, den sowohl die Johanniter Seniorenhäuser als auch Antragsstellende als konkrete Entlastung erfahren haben. Die Zufriedenheit aller beteiligten Akteure im Bezirk ist entsprechend hoch.

Die Projekte im bundesweiten Verbund liefern darüber hinaus messbare Effizienzgewinne: In den Piloten sank die Gesamtdurchlaufzeit um 45 Prozent, die reine Bearbeitungszeit der Ämter am Dokument um 31 Prozent.

Bundesweit bewerteten nahezu alle beteiligten Kommunen die eingesetzten KI-Lösungen mit hoher Gesamtzufriedenheit. 65 Prozent der Piloten konnten die Lösung in weniger als vier Wochen in den Echtbetrieb einführen.

Stimmen zum Abschluss

Stellvertretender Bezirksbürgermeister und Bezirksstadtrat für Soziales Tim Richter:

"Was die Partnerstandorte in Nordrhein-Westfalen während des Piloten mit Verbesserungen der Bearbeitungsgeschwindigkeit von bis zu 50 Prozent belegen, sehen wir in Steglitz-Zehlendorf in der Qualität der eingereichten Anträge: Sie sind besser aufbereitet, vollständiger und weisen eine hochwertigere Antragsreife auf. Das bringt den betroffenen Familien in einer ohnehin schwierigen Lebensphase spürbar früher Klarheit. Für mich zeigt dieses Projekt vor allem eines: KI im Amt für Soziales ist kein Zukunftsthema mehr - sie funktioniert heute, konkret, mit echten Menschen und echten Anträgen. Ich bin überzeugt, dass wir mit mehr KI-Unterstützung künftig nicht nur effizienter, sondern auch gezielter auf die individuellen Bedürfnisse der Menschen in unserem Bezirk eingehen können."

Jasper Böckel, Gründer und Geschäftsführer der Myosotis GmbH:

"Das Sozialamt Steglitz-Zehlendorf hat bewiesen, dass Mut und Gestaltungswille keine Frage der Kapazität sind - sondern der Haltung. Mitten im anspruchsvollen Versorgungsalltag haben sie die Bereitschaft aufgebracht, Neues auszuprobieren - und damit eine Wirkung erzeugt, die weit über Berlin hinausreicht. Denn was hier funktioniert, kann ganz Deutschland profitieren. Das Ergebnis gibt ihnen recht: Anträge werden schneller bewilligt, Antragstellende und Mitarbeitende berichten von spürbar höherer Zufriedenheit. Ich danke dem Sozialamt Steglitz-Zehlendorf für genau diese Haltung - Lösungen zu sehen, wo andere abblocken. Genau das braucht es, wenn wir den Sozialstaat wirklich verändern wollen."