Digitale Tools im Einkauf: Fünf Leitfragen für die Implementierung im Einkauf

Der Einkauf bewegt sich im Spannungsfeld zwischen steigenden Kosten, komplexen Lieferketten und dem Anspruch, strategischen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Digitale Lösungen und insbesondere Künstliche Intelligenz (KI) werden zunehmend als zentrale Instrumente gesehen, um diese Aufgaben zu bewältigen. Damit stellt sich für Einkaufsverantwortliche die Frage, wie sich geeignete Lösungen identifizieren und sinnvoll in die eigene IT-Landschaft integrieren lassen.

Vielfalt der Lösungen und Integrationsfragen

Die Zahl der verfügbaren Beschaffungs- und Analysetools ist in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Besonders im Bereich KI entwickelt sich der Markt derzeit mit hoher Dynamik. Die Anwendungsfelder reichen von Prozessautomatisierung im operativen Einkauf über Ausgabenanalysen bis hin zu KI-basierten Lösungen zur Risikobewertung und Resilienzsteigerung. KI und KI-Agenten übernehmen dabei zunehmend aktiv Rollen und Aufgaben.

Welche Fragen sollte sich der Einkauf bei der Umsetzung stellen?

1. Welche Lösung ist für mein Unternehmen die richtige?

Erfassen Sie zunächst den konkreten Bedarf: Welche Herausforderungen sollen gelöst werden? Können diese am besten mit einem ERP-System, einer umfassenden Suite-Lösung oder spezialisierten Tools (Best-of-Breed-Ansatz) adressiert werden? Welche Lösungen unterstützen Ihre Prozesse tatsächlich und nachhaltig?

2. Wie passen die Tools in eine bereits bestehende IT-Architektur?

Neue Anwendungen entfalten nur dann ihr Potenzial, wenn sie sich nahtlos in vorhandene Systeme integrieren lassen. Prüfen Sie daher frühzeitig Schnittstellen, Datenflüsse und mögliche Überschneidungen. Wichtig ist, Doppelstrukturen zu vermeiden und eine klare Zielarchitektur zu definieren, die auch zukünftige Erweiterungen berücksichtigt. Hier müssen Einkauf und IT als Partner auf Augenhöhe agieren.

3. Wo liegt der konkrete Mehrwert für den Einkauf und das Unternehmen?

Um Investitionsentscheidungen zu rechtfertigen, sollte eine transparente Kosten-Nutzen-Analyse erfolgen und der Return on Investment (ROI) der Tools berechnet werden. Eine Aufstellung kurzfristiger Effekte für den Einkauf sowie mittel- und langfristiger Vorteile für das Unternehmen erleichtert die Priorisierung.

4. Wie nehme ich Mitarbeitende und wichtige Stakeholder mit?

Erstellen Sie eine Digitalisierungs-Roadmap, die mehr umfasst als die technologische Seite. Stellen Sie klar heraus, welchen Nutzen Mitarbeitende und Stakeholder aus dem Projekt ziehen und wie sie aktiv eingebunden werden können.

• Können mit der neuen Software Synergien mit anderen Geschäftsbereichen geschaffen werden?
• Welche Effizienzsteigerungen ergeben sich für den Einkauf und angrenzende Abteilungen?
• Welches Wissen benötigen Mitarbeitende, damit die Vorteile der Software im Alltag wirksam werden?

5. Haben wir die notwendigen Hausaufgaben gemacht?

Klar ist: Ohne klare Prozesse und saubere Stammdaten funktioniert auch das beste Tool nicht. Diese Grundlagen müssen unbedingt vor einer Einführung überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Dazu gehört auch, Verantwortlichkeiten eindeutig festzulegen, Datenqualität regelmäßig zu kontrollieren und Prozessschritte konsequent zu dokumentieren. Erst wenn diese Basis stimmt, können digitale Lösungen zuverlässig arbeiten und echte Mehrwerte schaffen.

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