Pröll: KI zieht in den elektronischen Akt ein

Die österreichische Bundesverwaltung setzt den nächsten Schritt ihrer Public-AI-Initiative: Mit "KI im ELAK" wird Künstliche Intelligenz erstmals direkt in den elektronischen Akt der Bundesverwaltung (ELAK) integriert. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können damit künftig Informationen aus Akten und Dokumenten schneller erschließen, Inhalte zusammenfassen und Fragen unmittelbar innerhalb ihrer gewohnten Arbeitsumgebung bearbeiten. Technische Grundlage ist die zentrale souveräne KI-Infrastruktur des Bundesrechenzentrums (BRZ).

Damit geht Public AI in die nächste Entwicklungsphase: Nach zentral verfügbaren KI-Services wie GovGPT wird Künstliche Intelligenz nun unmittelbar in bestehende Verwaltungsprozesse und Fachanwendungen eingebunden.

"Mit Public AI bringen wir Künstliche Intelligenz dorthin, wo sie im Verwaltungsalltag konkret Zeit spart und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet. Mit 'KI im ELAK' müssen umfangreiche Akten und Dokumentensammlungen nicht mehr Seite für Seite durchsucht werden - die relevanten Informationen können gezielt erschlossen und zusammengefasst werden. So bleibt mehr Zeit für die fachliche Arbeit und für bessere Services für die Bürgerinnen und Bürger. Die Integration in den ELAK ist daher ein wichtiger nächster Schritt auf dem Weg zu einer modernen und leistungsfähigen Verwaltung", betont Staatssekretär Alexander Pröll.

KI unterstützt direkt bei der täglichen Aktenarbeit

"KI im ELAK" ist unmittelbar in die bestehende Arbeitsumgebung eingebettet und unterstützt bei drei zentralen Aufgaben:

1. Chat mit der ELAK-Hilfe:
   Fragen zur Bedienung des elektronischen Akts können auf Basis der offiziellen Hilfestellungen und Leitfäden direkt beantwortet werden.
2. Chat mit dem Teamroom:
   Die KI kann Dokumente einer gemeinsamen Online-Dokumentenablage durchsuchen, relevante Informationen identifizieren und Inhalte aus mehreren Dokumenten zusammenfassen.
3. Chat mit dem Akt:
   Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Fragen zu einem konkreten Akt stellen und sich dessen wesentliche Inhalte strukturiert erschließen lassen. Das unterstützt insbesondere bei umfangreichen Verfahren, bei Vertretungen oder bei der Übernahme neuer Aufgaben.

Besonderes Potenzial besteht überall dort, wo große Informationsmengen rasch verarbeitet und nachvollziehbar aufbereitet werden müssen - etwa bei der Bearbeitung von Informationsfreiheitsanfragen oder parlamentarischen Anfragen.

Rollout bis Ende 2026

Die Einführung von "KI im ELAK" startet schrittweise in den nächsten Wochen und in enger Abstimmung mit den Ministerien, obersten Organen und weiteren teilnehmenden Organisationen. Der Rollout soll bis Ende 2026 abgeschlossen sein. Begleitet wird die Einführung durch technische Onboardings, Schulungsunterlagen, Dokumentationen und Videos sowie Webinare für ELAK-Leituserinnen und -Leituser. Damit soll sichergestellt werden, dass die neuen Funktionen möglichst einfach und verantwortungsvoll in den Arbeitsalltag integriert werden können.

Public AI: Von gemeinsamer Infrastruktur zu konkreten Anwendungen

Mit Public AI verfolgt die Bundesregierung einen gemeinsamen Ansatz für den Einsatz Künstlicher Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung. Statt für einzelne Anwendungsfälle jeweils eigene technische Lösungen aufzubauen, werden gemeinsame Grundlagen und KI-Services geschaffen, die sicher, souverän und skalierbar für unterschiedliche Verwaltungsbereiche eingesetzt werden können. Eine zentrale technologische Basis dafür ist das vom Bundesrechenzentrum betriebene "LLM as a Service" (LLMaaS).

Erste Public-AI-Anwendungen bereits im Einsatz

2026 wurde diese gemeinsame Infrastruktur erstmals breit in konkrete Anwendungen überführt. Mit GovGPT steht der Bundesverwaltung eine geschützte KI-Arbeitsumgebung unter anderem für Textarbeit, Dokumentenzusammenfassungen und die Arbeit mit eigenen Wissensquellen zur Verfügung. GovGPT steht aktuell bereits rund 20.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Bundesverwaltung zur Verfügung und wird schrittweise in weiteren Bundesministerien ausgerollt. Mit ida, der intelligenten digitalen Assistenz auf den Websites oesterreich.gv.at und ID Austria, ist Public AI zugleich erstmals direkt für Bürgerinnen und Bürger nutzbar.

Der gemeinsame Ansatz wurde auch mehrfach ausgezeichnet: Die Public-AI-Initiativen von Bundeskanzleramt und BRZ erreichten beim 25. eGovernment-Wettbewerb in Berlin den ersten Platz in der Kategorie "Digitalisierungsschub durch KI und moderne Infrastruktur" und wurden zudem mit dem eAward in der Kategorie "Services und Prozesse" ausgezeichnet.

Ausblick: KI wird schrittweise in Verwaltungsprozesse integriert

Mit "KI im ELAK" beginnt nun die nächste Phase: Künstliche Intelligenz wird nicht mehr nur als eigenständiges Service angeboten, sondern unmittelbar in bestehende Fachanwendungen und Arbeitsprozesse integriert. Der Rollout startet schrittweise und soll bis Ende 2026 abgeschlossen werden.

Weitere Anwendungen sind bereits in Vorbereitung. Dazu zählt die KI-unterstützte Reisebelegprüfung: Bei jährlich rund 1,3 Millionen Dienstreisen im Bund sollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter künftig bei der Eingabe und Prüfung von Reisebelegen unterstützt werden; ein Testbetrieb ist bis Ende 2026 vorgesehen. Ebenfalls vorbereitet werden eine sichere Transkriptions-KI sowie ein KI-Assistent zur Unterstützung der Verwaltung bei der Bearbeitung parlamentarischer Anfragen. Auch bestehende digitale Angebote für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen - darunter das Rechtsinformationssystem (RIS), das Unternehmensserviceportal (USP) und data.gv.at - sollen schrittweise um geeignete KI-Funktionalitäten erweitert werden.

Links

• oesterreich.gv.at
• ID Austria
• data.gv.at