Zaposlujemo: Administrativni asistent veleposlaništva (m/ž)

Zaposlujemo: Izvršni in administrativni asistent (m/ž) | Avtor: VKH

Delovno mesto ponuja priložnost za delo v dinamičnem mednarodnem okolju, sodelovanje s številnimi danskimi in nordijskimi partnerji ter neposreden prispevek h krepitvi odnosov Republike Slovenije z Dansko in širšo nordijsko regijo. Gre za raznoliko in odgovorno delovno mesto, ki predstavlja pomemben del vsakodnevnega delovanja veleposlaništva. Izbrani kandidat bo nudil podporo diplomatskim, administrativnim, organizacijskim in protokolarnim dejavnostim ter skrbel za nemoteno izvedbo sestankov, uradnih obiskov, dogodkov, komunikacije in notranjih procesov.

Osnovni podatki o delovnem mestu
Delovno mesto: Izvršni in administrativni asistent (m/ž)
Zaposlitev: Polni delovni čas (39 ur tedensko)
Vrsta pogodbe: Pogodba o zaposlitvi po danski zakonodaji za nedoločen čas
Kraj dela: Veleposlaništvo Republike Slovenije, Amaliegade 6, 1256 København
Predviden začetek dela: oktober 2026
Rok za prijavo: 30. avgust 2026 do 23.59 (CEST)

Opis delovnega mesta
Kot izvršni in administrativni asistent boste zagotavljali strokovno administrativno, organizacijsko in operativno podporo delu veleposlaništva. Tesno boste sodelovali z veleposlanikom in drugimi člani ekipe ter predstavljali pomembno kontaktno točko za danske organe, diplomatska predstavništva, mednarodne organizacije, uradne goste, zunanje partnerje in širšo javnost. Delo združuje kakovostno administrativno podporo, organizacijo, koordinacijo, sprejem gostov ter praktično podporo pri vsakodnevnem delovanju veleposlaništva. Zahteva dobro presojo, diskretnost, prilagodljivost ter sposobnost učinkovitega določanja prioritet v dinamičnem delovnem okolju.

Ključne naloge

Organizacija koledarja in urnikov

• usklajevanje sestankov, uradnih obveznosti, vabil in dnevnih urnikov veleposlaništva ter zaposlenih;
• spremljanje zadanih obveznosti, rokov, prioritet in priprava potrebnih aktivnosti;
• koordinacija internih in zunanjih sestankov ter usklajevanje terminov.

Komunikacija in sodelovanje z deležniki

• upravljanje telefonskih klicev, elektronske pošte in druge korespondence;
• komunikacija z danskimi organi, diplomatskimi predstavništvi, mednarodnimi organizacijami, podjetji, kulturnimi ustanovami in drugimi zunanjimi partnerji;
• pomoč pri komunikaciji z uradnimi obiskovalci, slovensko skupnostjo ter širšo javnostjo.

Priprava dokumentacije

• priprava, pregledovanje in urejanje uradne korespondence, diplomatskih not, pisem, dopisov, elektronskih sporočil, programov, vabil in druge dokumentacije;
• zagotavljanje vsebinske in oblikovne kakovosti dokumentov;
• priprava gradiv za sestanke, dnevnih redov, predstavitev in spremljajoče dokumentacije.

Organizacija sestankov

• organizacija logistike sestankov in drugih uradnih aktivnosti;
• priprava sejnih prostorov in potrebnega gradiva;
• spremljanje izvedbe dogovorjenih aktivnosti;
• urejanje evidenc, arhiva, kontaktnih baz in administrativne dokumentacije.

Sprejem gostov in protokolarna podpora

• sprejem uradnih gostov in obiskovalcev;
• priprava prostorov za sestanke in uradne dogodke;
• priprava ter postrežba kave, čaja in drugih osvežilnih napitkov;
• organizacija pogostitev in drugih gostinskih storitev;
• zagotavljanje prijetnega, profesionalnega in urejenega okolja za uradne obiske.

Potovanja in logistika

• organizacija službenih poti, prevozov in namestitev;
• priprava potovalnih programov in spremljajoče dokumentacije;
• koordinacija s hoteli, prevozniki, pristojnimi organi in drugimi izvajalci.

Dogodki in uradni obiski

• pomoč pri organizaciji in izvedbi uradnih obiskov, sprejemov, kulturnih dogodkov in drugih reprezentativnih dejavnosti;
• priprava vabil, seznamov gostov, registracij, ureditev prostorov, pogostitev in protokolarnih aktivnosti, sprejem gostov;
• operativna podpora pred, med in po dogodkih, vključno z občasnim delom izven rednega delovnega časa;
• pomoč pri zagotavljanju nemotenega poteka uradnih dejavnosti na visoki profesionalni ravni.

Pisarniško in finančno poslovanje

• podpora vsakodnevnemu poslovanju veleposlaništva;
• skrb za pisarniški material, evidence in administrativne sisteme;
• pomoč pri obdelavi računov, spremljanju stroškov in osnovnih finančnih postopkih;
• sodelovanje z dobavitelji in zunanjimi izvajalci.

Druge naloge

• aktivno sodelovanje pri delu manjše ekipe veleposlaništva;
• opravljanje drugih administrativnih, organizacijskih in operativnih nalog glede na potrebe veleposlaništva.

Profil kandidata
Iščemo strokovno, diskretno in samoiniciativno osebo, ki svoje delo opravlja odgovorno, natančno in z visoko stopnjo profesionalnosti.

Uspešen kandidat bo užival v delu v manjši mednarodni ekipi, kjer sodelavci medsebojno sodelujejo in si pomagajo na različnih področjih dela. Enako samozavestno se bo znašel pri pripravi uradne korespondence, organizaciji zahtevnih urnikov, sprejemanju visokih gostov ter praktični podpori pri sestankih in dogodkih.

Od kandidata pričakujemo samostojnost pri delu, odlične komunikacijske sposobnosti, zanesljivost, diskretnost ter sposobnost učinkovitega sodelovanja z različnimi deležniki.

Zahtevani pogoji

Uspešen kandidat izpolnjuje naslednje pogoje:

• zaključena visokošolska izobrazba oziroma primerljiva strokovna usposobljenost;
• zaželeni najmanj dve leti ustreznih delovnih izkušenj na področju administracije, podpore vodstvu, koordinacije pisarne, organizacije dogodkov ali podobnih nalog;
• odlično znanje danskega in angleškega jezika (pisno in ustno);
• sposobnost priprave kakovostne uradne korespondence v angleščini in danščini;
• odlične organizacijske sposobnosti;
• sposobnost učinkovitega določanja prioritet in dela pod časovnimi roki;
• zelo dobro poznavanje okolja Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint in Teams);
• odlične komunikacijske in medosebne veščine;
• profesionalen in storitveno naravnan pristop;
• visoka stopnja diskretnosti, integritete in zanesljivosti;
• pripravljenost opravljati administrativne naloge ter naloge sprejema gostov in praktične podpore;
• pravica do zaposlitve na Danskem do začetka dela.

Zaželene dodatne izkušnje

Prednost bodo imeli kandidati z izkušnjami:

• dela na veleposlaništvu, v državni upravi ali mednarodnih organizacijah;
• znanja slovenskega jezika;
• poznavanja diplomatskega protokola;
• organizacije uradnih obiskov in dogodkov;
• sprejema gostov in organizacije srečanj;
• finančne administracije, upravljanja evidenc ali baz podatkov;
• priprave vsebin za spletne strani ali družbena omrežja;
• poznavanja danske javne uprave ter diplomatskega okolja v Kopenhagnu.

Ključne kompetence

Od kandidata pričakujemo:

• odlične organizacijske sposobnosti;
• natančnost in zanesljivost;
• samoiniciativnost;
• dobro presojo;
• diskretnost;
• učinkovito in profesionalno komunikacijo;
• timsko naravnanost;
• prilagodljivost;
• sposobnost mirnega in profesionalnega odzivanja pod pritiskom;
• izrazito storitveno usmerjenost.

K prijavi vabimo tudi kandidate, ki morda ne izpolnjujejo vseh zaželenih pogojev, vendar izpolnjujejo bistvene zahteve in menijo, da bi bili pri opravljanju dela uspešni.

Zaposlitveni pogoji

Veleposlaništvo ponuja:

• zaposlitev za polni delovni čas (39 ur tedensko), vključno s plačanim 30-minutnim odmorom za malico;
• pogodbo o zaposlitvi za nedoločen čas v skladu z dansko delovnopravno zakonodajo;
• pet tednov letnega dopusta z možnostjo dodatnih petih dni dopusta v skladu z veljavnimi pogoji zaposlitve;
• predvideno bruto mesečno plačo med 29.000 in 34.000 DKK;
• določitev plače glede na izobrazbo, ustrezne delovne izkušnje, kompetence in dosežke;
• raznoliko in odgovorno delo v mednarodnem ter večkulturnem okolju;
• možnost aktivnega sodelovanja pri delu diplomatskega predstavništva Republike Slovenije.

V sklopu opravljanja nalog na tem delovnem mestu je lahko občasno potrebno delo izven običajnega delovnega časa zaradi uradnih obiskov, sprejemov ali drugih dogodkov veleposlaništva.

Prijava na razpis

Prijave sprejemamo izključno preko spletnega obrazca: https://form.jotform.com/jobscphmzz/ExecutiveAssistant2026

Prijava mora vsebovati en PDF dokument z naslednjimi prilogami:

1. življenjepis (največ dve strani),
2. dokazila o izobrazbi oziroma strokovni usposobljenosti,
3. dve priporočili predhodnih delodajalcev oziroma nadrejenih.

Datoteko poimenujte v sledeči obliki: Priimek_Ime_Application.pdf

Rok za oddajo prijave je 30. avgust 2026 do 23.59 (CEST).

Nepopolne ali prepozno oddane prijave ter prijave, poslane po drugih poteh, ne bodo obravnavane.

Izbrani kandidati bodo povabljeni na razgovor. Izbirni postopek lahko vključuje tudi krajši pisni ali praktični preizkus znanja. O nadaljnjem poteku postopka bodo obveščeni le kandidati, uvrščeni v naslednji krog. Ponudba za zaposlitev bo pogojena s predložitvijo potrdila o nekaznovanosti ter uspešno opravljenim varnostnim preverjanjem pristojnih organov Republike Slovenije.